Blog: Gwneud ein gwasanaethau yn fwy cyson: helpu defnyddwyr i lenwi ffurflenni

Yn aml, ffurflenni yw’r prif ffordd y mae pobl yn rhyngweithio â’n gwasanaethau. Boed yn gwneud cais am drwydded neu’n adrodd am ddigwyddiad, mae eu profiad yn aml yn cael ei lunio gan ba mor glir a hawdd yw ein ffurflenni i’w defnyddio.

Rydym yn gwella ein ffurflenni gan ddefnyddio system ddylunio GOV.UK a safonau gwasanaethau digidol Llywodraeth Cymru. Mae’r safonau hyn yn helpu pobl i lenwi ein ffurflenni yn rhwydd a chyda llai o wallau.

 

Defnyddio dull mwy cyson

Mae cael dull mwy cyson ar draws ein ffurflenni yn golygu defnyddio patrymau dylunio profedig, sydd wedi eu profi gan ddefnyddwyr, fel man cychwyn.

Mae hyn yn ein helpu i greu ffurflenni sy’n glir, yn gyson ac yn hygyrch i bob defnyddiwr.

Rydym yn anelu at y canlynol wrth ddylunio ffurflenni:

• Cysondeb ar draws gwasanaethau – nid oes angen i ddefnyddwyr ailddysgu sut y mae pob ffurflen yn gweithio.
• Llai o geisiadau anghyflawn – mae cwestiynau clir a negeseuon gwall da yn lleihau camgymeriadau.
• Llai o gyswllt y gellir ei osgoi – os ydym yn egluro beth y mae arnom ei angen o’r cychwyn cyntaf, mae defnyddwyr yn llai tebygol o gysylltu â ni yn gofyn am help.

Rydym hefyd yn darparu gwybodaeth glir ymlaen llaw ar dudalen ‘cyn i chi ddechrau’. Mae hyn yn helpu’r defnyddiwr i wybod pa wybodaeth y bydd angen iddo ei chyflwyno cyn iddo hyd yn oed ddechrau llenwi’r ffurflen.

 

Patrymau ein ffurflenni

Rydym wedi cyflwyno llawer o batrymau safonol dros y blynyddoedd. Mae defnyddio patrymau safonol mewn ffurflenni yn bwysig oherwydd eu bod yn creu cysondeb a chynefindra.

Fodd bynnag, nid dyna’r cyfan; rydym wedi dechrau gwella rhannau eraill o’n ffurflenni hefyd, er enghraifft:

 

Nodwedd cadw a pharhau yn ddiweddarach

Gall rhai o’n ffurflenni gymryd peth amser i’w cwblhau. Gall defnyddwyr arbed eu cynnydd a dod yn ôl yn ddiweddarach os oes angen, yn enwedig os na allant gwblhau’r ffurflen mewn un tro.

Rydyn ni wedi ysgrifennu cynnwys clir a syml er mwyn dangos i’r defnyddiwr sut y mae hyn yn gweithio.

 

Meysydd cyfeiriad, e-bost a rhif ffôn

Rydym wedi safoni sut y mae’r meysydd cyfeiriad, e-bost a rhif ffôn yn cael eu dangos nawr. Rydym wedi eu cysoni er mwyn lleihau dryswch.

Rydym hefyd wedi cael gwared ar y maes ‘teitl’ diangen.

 

 

Tudalen diogelu data

Roedd ein ffurflenni yn defnyddio llawer o negeseuon diogelu data gwahanol, gan greu anghysondeb i ddefnyddwyr. Rydym wedi safoni’r negeseuon hyn a lleihau’r cynnwys ar y dudalen diogelu data i ddwy linell.

Dyma sut y mae ein tudalen diogelu data nawr yn ymddangos:

Byddwn yn prosesu’r wybodaeth a ddarperir gennych yn unol âdeddfwriaeth diogelu data (yn agor mewn tab newydd).

Mae gwybodaeth am sut rydym yn rheoli, storio a defnyddio eich data ar gael yn einpolisi preifatrwydd (yn agor mewn tab newydd).

 

Datganiad syml a chyson

Rydym wedi symleiddio tudalen datganiad y ffurflen drwy ofyn i ddefnyddwyr a ydyn nhw’n cytuno i set fer o ddatganiadau clir. Mae’r Swyddfa Basbort yn defnyddio’r dull hwn.

Mae defnyddwyr bellach yn deall beth y maen nhw’n cytuno iddo, gan leihau darllen diangen.

Dyma sut y mae ein tudalen ddatganiad nawr yn ymddangos:

Drwy gytuno, rydych yn cadarnhau:

• bod yr wybodaeth yr ydych chi wedi ei darparu yn gywir
• nad ydych wedi gwneud datganiad anwir neu gamarweiniol yn fwriadol

Os byddwch yn rhoi gwybodaeth anwir neu gamarweiniol, efallai y byddwn yn eich erlyn.

Bellach mae gennym flwch gwirio ‘Rwy’n cytuno’ syml iawn y mae’r defnyddiwr yn rhoi tic ynddo i gadarnhau ei fod yn deall y datganiad.

 

E-bost cadarnhau

Yn aml, roedd defnyddwyr yn ansicr a oeddem wedi cael eu ffurflen. Rydym nawr yn cyflwyno tudalen gadarnhau glir ar gyfer pob un o’n ffurflenni i osgoi’r dryswch hwn.

Mae’r dudalen hon yn cadarnhau i’r defnyddiwr ein bod wedi cael ei ffurflen, ac yn egluro beth sy’n digwydd nesaf.

Rydym hefyd wedi ychwanegu gwybodaeth ychwanegol i’r defnyddiwr, megis amseroedd cyflawni ac unrhyw daliadau y mae eu hangen.

 

Cynnal a chadw ffurflenni yn rheolaidd

Yn ystod y flwyddyn ddiwethaf rydym wedi archwilio dros 100 o ffurflenni. Mae cynnal a chadw ffurflenni a’u hadolygu’n rheolaidd yn bwysig iawn.

Yn ogystal ag ychwanegu llawer o batrymau safonol at y rhan fwyaf o ffurflenni, rydym hefyd wedi gwneud y canlynol:

• Sicrhau bod dolenni’n agor mewn tab newydd, fel nad yw defnyddwyr yn cael eu cicio allan o’r ffurflen.
• Newid y ffordd y gall defnyddwyr lanlwytho dogfennau. Rydym bellach yn caniatáu hyd at 10 lanlwythiad fesul cwestiwn, gyda therfyn o 50MB fesul ffeil.
• Sicrhau bod pob cwestiwn yn orfodol, a marcio cwestiynau nad ydynt yn orfodol â thestun ‘dewisol’. Mae hyn hefyd yn cydymffurfio â chanllawiau hygyrchedd.
• Gwirio fersiynau Cymraeg a Saesneg ein ffurflenni er mwyn sicrhau cysondeb.

 

Patrymau a swyddogaeth rydyn ni’n gweithio arnyn nhw nesaf

Er ein bod wedi gwneud rhywfaint o gynnydd da o ran gwella ein ffurflenni, mae llawer mwy i’w wneud.

Nesaf byddwn ni’n gweithio ar y canlynol:

• Rheolyddion a llywio – symud y botwm yn ôl i frig y dudalen. Mae hyn yn fwy cyson â sut y mae defnyddwyr yn rhyngweithio â ffurflenni a chynnwys ar-lein.
• Dyluniad ffurflenni – ehangu ein llyfrgell gwestiynau er mwyn helpu dylunwyr ffurflenni i ddefnyddio patrymau sefydledig.
• Negeseuon gwall – gwneud negeseuon gwall yn glir drwy wella eu hymddangosiad.
• Rhesymeg amodol – dangos cwestiynau dilynol ar yr un dudalen yn seiliedig ar atebion y defnyddiwr.
• Newid iaith – gan ganiatáu i ddefnyddwyr newid rhwng y Gymraeg a’r Saesneg ar unrhyw adeg drwy gydol y ffurflen.
• Hygyrchedd – sicrhau bod dolenni’n cynnwys digon o gyferbyniad lliw yn erbyn y cefndir. Mae hyn yn golygu defnyddio ffocws clir a chyflyrau hofran fel y gall defnyddwyr nodi pryd y mae testun yn ddolen.

 

Gwelliant parhaus

Rydym wedi bod yn gweithio’n galed i wella ein ffurflenni. Mae’n bwysig ein bod ni’n gwneud hyn gan ei fod yn ein helpu i wella sut yr ydym yn gweithio, ac yn ein helpu i addasu i newid dros amser.

Mae gwelliannau bach, cynyddrannol yn llai peryglus na newidiadau mawr, sydyn. Rydym yn nodi problemau ac yn eu datrys cyn iddynt waethygu.

Rydym yn parhau i wella ein ffurflenni drwy:

• ymchwil defnyddwyr
• archwiliadau hygyrchedd
• adborth a data defnyddwyr
• adborth gan arbenigwyr pwnc

Nid yw ffurflenni da yn sefydlog. Rydym yn eu gwella’n barhaol dros amser gan ddefnyddio tystiolaeth, yn lle rhagdybiaethau.