Gwneud ein gwasanaethau'n fwy cyson gan ddefnyddio patrymau tudalennau

Rydym yn defnyddio patrymau tudalennau profedig i helpu defnyddwyr i symud rhwng gwasanaethau yn haws a chwblhau tasgau gyda llai o ymdrech.

Rydym yn defnyddio patrymau tudalennau profedig i helpu defnyddwyr i symud rhwng gwasanaethau yn haws a chwblhau tasgau gyda llai o ymdrech.

Dros y blynyddoedd diwethaf, mae'r tîm digidol wedi creu a defnyddio patrymau tudalennau i wneud ein gwasanaethau yn gliriach ac yn haws i'w defnyddio.

Rydym wedi seilio'r rhain ar batrymau GOV.UK. Mae'r rhain yn destun ymchwil, profion, a defnydd helaeth ac maent yn gyfarwydd i lawer o ddefnyddwyr gwefannau GOV.UK a gwefannau eraill y sector cyhoeddus.

Defnyddio patrymau cyson

Mae pobl yn dod i'n gwefan i gwblhau tasgau. Gallant symud rhwng gwahanol wasanaethau, a gwahanol wefannau.

Mae defnyddio patrymau cyson yn golygu nad oes angen i ddefnyddwyr ailddysgu sut mae pob gwasanaeth yn gweithio.

Yn un o sesiynau patrymau'r Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol yn ddiweddar, roedd barn un defnyddiwr a rannwyd ganddynt yn sefyll allan:

"Ar ôl ychydig rydych chi'n gwybod beth yw’r dyluniad, felly mae'n arbed amser. Os yw pobl yn dod i arfer â gwneud pethau mewn ffordd benodol, maen nhw'n haws i'w gwneud dro ar ôl tro."

Mae ein hymchwil ein hunain hefyd yn dangos bod cysondeb yn helpu defnyddwyr i gwblhau tasgau yn haws:

'Mae hyn yn teimlo'n gyfarwydd, ac yn unol â phethau eraill rydw i'n eu gwneud gyda CNC... mae'n ei gwneud hi'n haws'.

Y patrymau rydyn ni'n eu defnyddio

Rydym wedi canolbwyntio ar chwe phatrwm:

• penawdau wedi'u grwpio
• llywio cam wrth gam
• gwirio
• cychwyn
• cwestiynau ymgeiswyr
• cadarnhad

Mae pob un yn mynd i'r afael â mater a nodwyd trwy waith gwella gwasanaeth ac ymchwil defnyddwyr.

Penawdau wedi'u grwpio

Rydym yn defnyddio penawdau wedi'u grwpio i drefnu rhestrau o ddolenni i dudalennau, gan helpu defnyddwyr i sganio a dod o hyd i'r hyn sydd ei angen arnynt.

Mae hyn yn gweithio orau pan fydd cynnwys yn cael ei greu o amgylch anghenion defnyddwyr ac mae teitlau'n ddisgrifiadol. Mae'n anodd ei ddefnyddio gyda'n cynnwys etifeddol nad yw'n canolbwyntio ar dasgau ac mae’n aml yn dechrau gyda "Canllawiau ar ...".

Llywio cam wrth gam

Mae rhai o'n gwasanaethau yn aml-gam ac yn rhychwantu cyfnodau hir o amser.

Mae llywio cam wrth gam yn helpu defnyddwyr i ddod o hyd i wybodaeth trwy grwpio camau cynradd o dan benawdau y gellir eu hehangu.

Fe wnaethom weithio gyda'n datblygwyr i greu fersiwn o batrwm llywio cam wrth gam GOV.UK. Mae hyn yn cael ei dreialu fel rhan o brosiect gwella gwasanaethau.

Gwirio

Mae defnyddwyr yn aml eisiau ateb cyflym i gwestiynau fel "A oes angen trwydded arna i?".

Mae gennym lawer o ganllawiau sy'n ceisio rhoi atebion. Mae defnyddwyr yn aml yn ei chael hi'n anodd llywio a deall.

Mae'r patrwm "Gwirio" yn crynhoi'r cynnwys hwn yn gamau strwythuredig, gan helpu defnyddwyr i gyrraedd canlyniad clir yn gyflym.

Un o'n heriau presennol yw sut mae patrymau gwirio yn gweithio gydag offer AI, gan na allant bob amser ddarganfod cynnwys o fewn y gwasanaeth.

Cychwyn

Cyn 2022, roedd defnyddwyr yn cyrchu'r rhan fwyaf o wasanaethau trwy ffurflenni Word. Byddai gwybodaeth am sut i lenwi'r ffurflen fel arfer mewn dogfen ar wahân.

Nawr bod y rhan fwyaf o ffurflenni ar-lein, rydym yn defnyddio patrwm tudalen gychwyn sy'n helpu defnyddwyr i wybod:

• beth yw'r gwasanaeth
• ar gyfer pwy mae’r gwasanaeth
• beth sydd angen iddynt ei wneud

Mae hyn yn cefnogi cyfraddau cwblhau gwell ac yn lleihau gwallau.

Rydym yn gwybod ei bod yn well gan lawer o ddefnyddwyr fynd yn syth i fotwm cychwyn y ffurflen, felly rydym yn cynnwys testun awgrymu mewn ffurflenni, neu’n rhoi dolen i ddefnyddwyr yn ôl i'r wefan ar y pwynt priodol.

Cwestiynau ymgeiswyr

Rydym yn defnyddio patrwm GOV.UK ar gyfer enw, cyfeiriad a manylion cyswllt a oedd yn syml i'w cytuno a'u gweithredu.

Rydym yn gweithio ar ddau faes cymhleth: pwy yw'r ymgeisydd a sut mae pobl eisiau cyfathrebu â ni.

Pwy yw'r ymgeisydd

Yn aml, gall defnyddiwr y ffurflen fod yn ymgynghorydd neu'n asiant sy'n cynrychioli'r person a fydd yn cael ei enwi ar drwydded.

Rydym yn archwilio sut y gallwn yn syml:

• ofyn 'pwy sy'n gwneud cais' a 'pwy fydd deiliad y drwydded'
• casglu gwybodaeth sydd ei hangen arnom ar gyfer y math o rôl
• cyfeirio defnyddwyr fel eu bod yn ateb y cwestiynau sy'n berthnasol iddyn nhw yn unig
  
  

Cymraeg, Saesneg a sut mae pobl eisiau cyfathrebu

Rydym hefyd yn meddwl am sut i nodi dewisiadau iaith a chyfathrebu pobl yn well.

Er enghraifft, gall defnyddwyr:

• fod ag anghenion mynediad
• fod eisiau'r drwydded yn Saesneg ond eu bod eisiau cyfathrebu yn Gymraeg 

Gall hyn fod yn berthnasol i'r person a enwir ar y drwydded a'r person sy'n llenwi'r ffurflen.

Cadarnhad

Nid oedd defnyddwyr bob amser yn siŵr beth oedd yn digwydd ar ôl anfon ffurflen Word atom. Roedd tystiolaeth bod ddefnyddwyr yn cysylltu â ni i wirio a oeddem wedi derbyn eu ffurflen.

Nawr bod y rhan fwyaf o ffurflenni ar-lein, rydym yn defnyddio tudalen gadarnhau ac e-bost er mwyn:

• cadarnhau bod y dasg wedi'i chwblhau
• esbonio beth sy'n digwydd nesaf

Mae hyn yn rhoi sicrwydd i ddefnyddwyr ar unwaith, ac mae'r e-bost yn golygu y gallant gadw prawf ein bod wedi derbyn eu ffurflen.

Treialu mewn gwasanaethau go iawn

Rydym yn treialu patrymau tudalennau mewn prosiectau gwella gwasanaeth.

Mae hyn yn helpu i nodi lle mae patrymau yn gweithio'n dda a lle mae angen newidiadau.

Rydym hefyd yn gweithio gyda thimau ar draws CNC fel eu bod yn parhau i gael y wybodaeth sydd ei hangen arnynt i brosesu ffurflenni.

Ble rydyn ni nawr

Rydym wedi dechrau creu llyfrgell batrymau yn Wiki a Miro ein tîm.

Mae'n ein helpu ni i wneud y canlynol:

• gweithio gydag arbenigwyr pwnc yn ystod prosiectau gwella gwasanaethau
• bod yn gyson ar draws gwasanaethau
• rhannu dulliau gyda phartneriaid allanol
• bwydo i mewn i waith ehangach ar ddatblygu system ddylunio ar gyfer CNC

Rydym wedi blogio o'r blaen am sut y gwnaeth newid ein patrwm adborth gynyddu adborth gan ddefnyddwyr.

Beth sydd nesaf

Byddwn yn:

• profi a mireinio patrymau
• cryfhau dyluniad dwyieithog
• parhau i ddysgu oddi wrth y Canolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol a Chymuned Patrymau Gwasanaeth y DU

Mae gwaith iterus y tîm yn cefnogi dull mwy cyson o ddylunio a darparu ein gwasanaethau.