Lansio gwasanaeth newydd dwyieithog i ymgeisio am gynllun rheoli coedwig

Gall ymgeiswyr bellach wneud cais am gynlluniau rheoli coedwig a rheoli eu ceisiadau drwy wasanaeth ar-lein dwyieithog newydd sydd wedi'i gynllunio i wneud y broses yn gliriach, yn gynt ac yn fwy hygyrch.

Gan weithio tuag at derfyn amser o fis Gorffennaf 2026, aethom ati i drawsnewid proses ymgeisio gymhleth yn wasanaeth cam wrth gam, strwythuredig sy'n helpu ymgeiswyr i ddeall pa wybodaeth y mae angen iddynt ei darparu a beth sy'n digwydd nesaf.

Mae'r blog hwn yn egluro sut y gwnaeth canolbwyntio fel tîm, cydweithio’n agos ag arbenigwyr pwnc a dull sy'n canolbwyntio ar y defnyddiwr ein helpu i gyflwyno'r gwasanaeth newydd hwn ar amser.

Y broblem i'w datrys

Mae cynlluniau rheoli coedwigoedd yn helpu perchnogion coetiroedd i reoli eu coetiroedd yn gynaliadwy, ond nid oedd y broses ymgeisio yn bodloni anghenion timau mewnol na defnyddwyr:

• Roedd timau trwyddedu coedwigaeth Cyfoeth Naturiol Cymru eisiau ceisiadau cyflawn a chywir er mwyn gallu canolbwyntio ar adolygu a chymeradwyo cynlluniau
• Roedd ymgeiswyr am gael proses ymgeisio syml, â gofynion a chanllawiau clir

Dangosai gwaith ymchwil a dadansoddiad o'r broses bresennol fod ymgeiswyr yn aml yn ei chael yn gymhleth ac yn anodd ei llywio. Yn aml, byddai ceisiadau’n cael eu cyflwyno gyda gwybodaeth ar goll neu’n anghyflawn, gan arwain at oedi neu gyfathrebu yn ôl a blaen rhwng ymgeiswyr a’r tîm trwyddedu coedwigaeth.

Cyfle

Roedd hyn yn gyfle i wella'r gwasanaeth i ymgeiswyr ac i’r timau mewnol drwy:

• egluro’n glir pa wybodaeth y mae angen i ymgeiswyr ei darparu
• sicrhau y gellir cael hyd i ganllawiau a’u defnyddio’n rhwydd
• lleihau nifer y ffurflenni atodol 
• helpu ymgeiswyr i ddarparu gwybodaeth gyflawn a chywir y tro cyntaf
• egluro beth sy'n digwydd ar ôl cyflwyno cais
• lleihau oedi ac ymholiadau dilynol y gellir eu hosgoi

Ein tîm

Cyflawnwyd y prosiect gan 2 ddylunydd sy'n canolbwyntio ar ddefnyddwyr, a weithiai’n agos â 4 arbenigwr ym maes coedwigaeth o’r adran drwyddedu a rhaglenni a pholisi coetiroedd. Cynlluniodd ac arweiniodd ein hymchwilydd defnyddwyr brofion defnyddioldeb gyda chyfranogwyr o'r sector coedwigaeth, gan ein helpu i ganfod gwelliannau cyn lansio.

Ffyrdd o weithio

Buom yn cydweithio ag arbenigwyr pwnc drwy gydol y prosiect, gan gyfarfod bob pythefnos a chynnal gweithdai cynnwys a dylunio i ddeall prosesau, casglu anghenion defnyddwyr a mireinio eu taith yn barhaus o’r dechrau hyd y diwedd.

Dechreuwyd drwy fapio taith arfaethedig y defnyddiwr a'r canllawiau presennol yn miro, a chreu prototeip cynnar. Helpodd hyn ni i ganfod unrhyw ymholiadau, dyblygu, iaith aneglur a chwestiynau diangen. Roedd hyn hefyd o gymorth i arbenigwyr y pwnc weld y gwasanaeth o safbwynt defnyddiwr.

Rhwng sesiynau, ailadroddwyd dyluniadau a chynnwys, gan weithio gyda’r arbenigwyr pwnc i ddatrys ymholiadau a chael gwared â rhwystrau. Cafwyd bod cael un prif adolygydd i ymwneud yn agos â’r prosiect o’r dechrau hyd y diwedd yn amhrisiadwy. Roedd yn rhoi adborth cyflym, yn helpu i ateb cwestiynau cymhleth ynghylch polisi a phroses, ac yn gwneud penderfyniadau prydlon a oedd yn fodd i fwrw ymlaen â’r gwaith yn ddi-oed.

Roedd y dull hwn o gydweithio ag arbenigwyr pwnc yn allweddol er mwyn datblygu gwasanaeth sy’n canolbwyntio ar ddefnyddwyr ac yn gyson ag anghenion gweithredol.

Gwnaeth ein sesiynau ag arbenigwyr pwnc ein helpu i:

• egluro a mireinio gofynion
• nodi pwyntiau poen yn y broses bresennol
• herio rhagdybiaethau a thrafod atebion arfaethedig
• dilysu penderfyniadau cynnwys a dylunio
• blaenoriaethu gwelliannau a fyddai’n darparu’r budd mwyaf i ddefnyddwyr

Dilynwyd safonau dylunio Gwasanaeth Digidol y Llywodraeth drwy gydol y prosiect i sicrhau bod y gwasanaeth mor hygyrch ag sy’n bosibl, ac yn canolbwyntio ar y defnyddiwr a’r wybodaeth sydd ei hangen i asesu ceisiadau yn unig.

Heriau a wynebwyd gennym

Un o'r heriau mwyaf oedd dylunio gwasanaeth tra bo’r gofynion polisi yn dal i esblygu. Effeithiodd y penderfyniadau polisi hyn ar gynnwys a theithiau defnyddwyr felly roedd yn rhaid inni addasu ac ailadrodd yn gyflym. Roedd cydweithio‘n agos ag arbenigwyr pwnc o gymorth inni wneud penderfyniadau deallus a chynnal momentwm y gwaith.

Yr hyn a gyflawnwyd gennym

Aethom ati i greu canllaw cam wrth gam er mwyn sefydlu a chynnal cynllun rheoli coedwig. Mae hyn yn cynnwys: 

• canllawiau i’r defnyddiwr sy'n canolbwyntio ar dasgau ar gyfer pob cam o’r daith
• tudalen ddechrau
• ffurflen gais ar-lein
• ffurflen ddiwygio ar-lein
• tudalennau cadarnhau a hysbysiadau e-bost
• dolen adborth barhaus ar gyfer gwelliant parhaus
• taith ymgeisio ddwyieithog o'r dechrau i'r diwedd

Adeiladu gwasanaeth dwyieithog

Cynlluniwyd y cynnwys a theithiau defnyddwyr i weithio yn y Gymraeg ac yn Saesneg, gan sicrhau y gall ymgeiswyr gwblhau'r broses gyfan yn eu dewis iaith.

Er gwaethaf maint y cynnwys, bu ein tîm cyfieithu’n gweithio o fewn amserlenni heriol i gefnogi'r ddarpariaeth. Roedd profi’r fersiwn Gymraeg gyda chyfieithydd penodol hefyd o gymorth i nodi a datrys problemau’n gysylltiedig â’r cynnwys a defnyddioldeb cyn lansio, gan wella ansawdd a chysondeb profiad y defnyddiwr. Cododd un her ddiddorol wrth gyfieithu ‘Your application has been received’. O ddefnyddio ‘Mae eich cais wedi’i dderbyn’, gellid tybio’n anghywir mai’r ystyr oedd ‘Mae eich cais wedi’i gymeradwyo’, felly bu’n rhaid newid y Gymraeg i gael gwared â’r elfen honno o amwysedd.

Profi'r gwasanaeth

Cynhaliwyd profion defnyddioldeb gyda 5 defnyddiwr wedi’u dewis gan arbenigwyr pwnc i gynrychioli gwahanol rannau o’r sector coedwigaeth.

Cadarnhaodd y profion fod defnyddwyr yn gwerthfawrogi'r dull strwythuredig, cam wrth gam a'r canllawiau cliriach sydd ar gael drwy gydol y broses. Roedd hefyd yn tynnu sylw at gyfleoedd i symleiddio iaith, cael gwared â chynnwys diangen a gwella eglurder.

Mae'r newidiadau a wnaethom o ganlyniad i adborth gan ddefnyddwyr yn cynnwys:

• aralleirio adrannau a achosodd ddryswch
• dileu cwestiynau nad oedd eu hangen i asesu ceisiadau
• ychwanegu esboniadau ar gyfer termau sy’n ymwneud yn benodol â choedwigaeth fel "uned rheoli coedwig”
• symleiddio iaith dechnegol er mwyn sicrhau dealltwriaeth well
• symleiddio’r cynnwys ar y dudalen ddechrau er mwyn helpu defnyddwyr i ganolbwyntio ar gwblhau eu tasg
• ychwanegu dolenni i ffurflenni ategol o fewn y ffurflen gais ar-lein, gan alluogi defnyddwyr i gael mynediad atynt ar unrhyw gam o’u cais
• ychwanegu cyfleuster cyfrif geiriau yn yr adrannau testun rhydd er mwyn helpu defnyddwyr i ddeall y disgwyliadau
• negeseuon e-bost cadarnhau a chadw a dychwelyd wedi’u personoli, drwy ddefnyddio gwybodaeth yr ymgeisydd

Beth yw barn defnyddwyr

Ymatebodd y cyfranogwyr yn gadarnhaol i'r daith ar-lein newydd:

“Mae wedi’i wneud yn syth…yn broses haws gan ei bod ar-lein….mae hynny’n ei gwneud ychydig yn symlach i mi.”

“…rwy’n gweld bod ôl meddwl ar hwn. Mae’n rhoi digon o gyfle ichi gael popeth at ei gilydd.”

Sut y byddwn ni'n mesur llwyddiant

Nawr bod y gwasanaeth yn fyw, byddwn yn monitro:

• adborth gan ddefnyddwyr a gyflwynwyd drwy'r gwasanaeth
• cyfraddau cwblhau ar gyfer ceisiadau ar-lein
• nifer y ceisiadau lle mae angen eglurhad dilynol (drwy sesiynau holi misol ag arbenigwyr pwnc)
• defnydd o fersiynau Cymraeg a Saesneg y gwasanaeth

Bydd y mesurau hyn yn ein helpu i ddeall a yw'r gwasanaeth yn bodloni anghenion defnyddwyr a chanfod gwelliannau pellach.

Y gwersi a ddysgwyd

Dangosai’r prosiect hwn werth dod â dylunwyr, ymchwilwyr ac arbenigwyr pwnc ynghyd o'r cychwyn cyntaf. Roedd cydweithio agos o gymorth inni symleiddio proses gymhleth ac ymateb i ofynion sy'n newid. Drwy gyfuno gwybodaeth arbenigol â dull o ddylunio sy'n canolbwyntio ar y defnyddiwr, roedden ni'n gallu creu a lansio gwasanaeth dwyieithog newydd, a byddwn yn parhau i wella’r gwasanaeth hwnnw wrth ddysgu mwy am sut mae pobl yn ei ddefnyddio.