Hysbysiad preifatrwydd cyflogaeth

Fel rhan o'n proses gwneud cais, recriwtio a chyflogaeth i ymgeiswyr, mae Cyfoeth Naturiol Cymru yn casglu, prosesu a storio gwybodaeth bersonol amdanoch. Rydym yn prosesu'r wybodaeth hon at ystod o ddibenion yn ymwneud â'r broses recriwtio er mwyn cefnogi eich cais ac i'n galluogi i benderfynu a ydych yn gymwys ac yn addas i weithio gyda Cyfoeth Naturiol Cymru, a/neu i gyflawni ein swyddogaethau fel cyflogwr a chydymffurfio â rhai rhwymedigaethau statudol. Mae'r ddogfen hon yn nodi:

• Pam ein bod yn casglu eich gwybodaeth bersonol
• Pa wybodaeth a gesglir
• Sut mae'n cael ei phrosesu

Rydym yn defnyddio'r term "prosesu" drwyddi draw yn yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn er mwyn ymdrin â phob gweithgaredd sy'n cynnwys eich gwybodaeth bersonol, gan gynnwys ei chasglu, ei thrin, ei storio, ei rhannu, ei defnyddio, ei throsglwyddo, cael mynediad ati a'i dinistrio.
Cyfoeth Naturiol Cymru yw'r rheolydd data ac mae'n ymroddedig i amddiffyn hawliau unigolion yn unol â'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR).

Mae gan Cyfoeth Naturiol Cymru Swyddog Diogelu Data y gallwch gysylltu ag ef drwy anfon e-bost at dataprotection@cyfoethnaturiolcymru.gov.uk neu drwy ffonio 0300 065 3000.

Y cyfnod ymgeisio - pa wybodaeth yr ydym yn ei chasglu amdanoch chi?

Eich cais*

Pan fyddwch yn gwneud cais am swydd gyda ni (p'un a ydych eisoes yn gweithio gyda Cyfoeth Naturiol Cymru neu beidio), gofynnir ichi roi gwybodaeth bersonol i gefnogi eich cais ac er mwyn ein galluogi i benderfynu a ydych yn gymwys ac yn addas i weithio gyda ni. Bydd hyn yn cynnwys yr wybodaeth bersonol sydd ei hangen arnom i ddewis yr ymgeisydd cywir ar gyfer y swydd, a bydd yn cynnwys enw, cyfeiriad, dyddiad geni, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost, manylion cyflogaeth yn y gorffennol (gan gynnwys geirdaon), cymwysterau addysgol, sgiliau, a gweithgareddau gwirfoddoli. Os ydych yn llwyddiannus yn ystod y broses gyflogi, bydd unrhyw wybodaeth bersonol a roddwyd i ni yn cael ei defnyddio fel rhan o'ch cofnod adnoddau dynol a gedwir gennym.

Gwybodaeth am amrywiaeth*

Mae Cyfoeth Naturiol Cymru yn Gyflogwr Hyderus o ran Anabledd, ac yn gweithredu cynllun cyfweliad gwarantedig ar gyfer unrhyw un ag anabledd fel y'i diffinnir yn Neddf Cydraddoldeb 2010. Mae hyn yn golygu y bydd unrhyw ymgeiswyr am swyddi ac aelodau o staff yn cael eu trin yn gyfartal, ac ni fyddwn yn gwahaniaethu ar sail rhyw, statws priodasol, hil, tarddiad ethnig, lliw, cenedligrwydd, tarddiad cenedlaethol, anabledd, cyfeiriadedd rhywiol, crefydd neu oedran. Fel rhan o'n hymrwymiad at gyfleoedd cyfartal, byddwn yn defnyddio'r wybodaeth a roddwyd gennych o bryd i'w gilydd er mwyn monitro amrywiaeth. Bydd yr holl wybodaeth o'r fath yn cael ei defnyddio ar sail ddienw. Cliciwch yma i gael rhagor o wybodaeth am amrywiaeth.

Sut fydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio?

Yn ystod y cam o wneud cais, bydd eich gwybodaeth bersonol ar y ffurflen gais yn cael ei rhannu'n fewnol gyda'r bobl ac at y dibenion canlynol (nid yw hyn yn cynnwys eich ffurflen monitro cydraddoldeb ac amrywiaeth):

• Aelodau o'r panel recriwtio er mwyn asesu eich cais a'i symud yn ei flaen
• Asesu pa mor addas ydych (sgiliau, cymwysterau a/neu brofiad ar gyfer y swydd)
• Y gweithgareddau sydd eu hangen i gwblhau'r gwiriadau cyn-cyflogaeth os yw eich cais yn llwyddiannus
• Cyflogeion yn yr adran adnoddau dynol sy'n gyfrifol am brosesau adnoddau dynol penodol (er enghraifft, recriwtio, asesu, sgrinio cyn-cyflogaeth)
• Cyflogeion archwilio ac ymchwilio o ran archwiliadau/ymchwiliadau penodol
• Mae staff yr adran adnoddau dynol yn defnyddio eich ffurflen cydraddoldeb ac amrywiaeth er mwyn casglu'r wybodaeth sydd ei hangen at ddibenion monitro – caiff ei chasglu'n ddienw a bydd y ffurflen wreiddiol yn cael ei dinistrio'n gyfrinachol

Y cam cynnig

Yn ystod y cam cynnig a chyn i chi ddechrau gweithio gyda ni, byddwn yn gofyn am ragor o wybodaeth gennych:

Gwiriadau cyn-cyflogaeth

Cyn i chi ddechrau gweithio gyda ni neu newid swyddi o fewn Cyfoeth Naturiol Cymru, byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol i gynnal gwiriadau cyn-cyflogaeth, gan gynnwys gwiriadau cofnodion troseddol, gwybodaeth am eich cenedligrwydd / eich fisa / a’ch trwydded hawl i weithio (e.e. pasbort, trwydded yrru, rhifau yswiriant gwladol). Cliciwch ar y ddolen hon i gael ragor o wybodaeth am wiriadau cyn-cyflogaeth

Datganiad iechyd

Fel bod modd i ni nodi a oes gennych unrhyw gyflyrau iechyd a allai ei gwneud yn ofynnol inni wneud addasiadau rhesymol i'r swydd sydd wedi'i chynnig i chi. Efallai y byddwn yn trosglwyddo'r wybodaeth i'n cynghorwyr iechyd galwedigaethol, y mae'n bosibl y byddant yn cysylltu â'ch meddyg teulu/arbenigwr ynglŷn ag unrhyw gyflwr sydd gennych yr ydym o'r farn y gallai effeithio ar y ffordd y byddwn yn gofyn i chi weithio. Os ydych yn poeni am gyfrinachedd, efallai yr hoffech amgáu eich ffurflen wedi'i chwblhau mewn amlen wedi'i selio, i'w hagor yn unig gan ein cynghorydd iechyd galwedigaethol. Mae'n bosibl y bydd angen i ni drosglwyddo'r wybodaeth i'ch rheolwr llinell. Byddwn yn sicrhau ei fod yn cael y wybodaeth angenrheidiol yn unig i fonitro eich gwaith a'i effaith ar eich cyflwr.

Cyflogres

Byddwn yn gofyn am eich manylion banc a'ch rhif yswiriant gwladol fel bod modd i ni wneud taliadau cyflog a didyniadau pensiwn, a thalu treth a chyfraniadau yswiriant gwladol.

Cyswllt mewn argyfwng

Byddwn yn gofyn i chi am fanylion cyswllt mewn argyfwng, fel ein bod yn gwybod pwy i gysylltu â nhw rhag ofn eich bod yn cael argyfwng yn y gwaith.

Yn ystod eich cyflogaeth

Bydd gwybodaeth bersonol amdanoch yn cael ei chynhyrchu trwy gydol eich cyfnod o gyflogaeth gyda ni.
Yn gyffredinol, byddwn yn casglu, defnyddio a dal eich gwybodaeth ar gyfer:

• Rheoli eich cyflogaeth gyda Cyfoeth Naturiol Cymru, gan gynnwys:
  • Rheoli perfformiad, dysgu a datblygu, monitro cydymffurfiaeth â pholisïau, gweithdrefnau disgyblu, gwrthdaro buddiannau, iechyd, diogelwch a llesiant, prosesu cyflog, ac aelodaeth sy'n gysylltiedig â thâl.

Mae'n bosibl y bydd angen i chi roi gwybodaeth ychwanegol yn ystod eich cyfnod o gyflogaeth gyda ni er mwyn:

• Gyrru ar ran Cyfoeth Naturiol Cymru
• Rotâu ymateb i ddigwyddiadau a rotâu wrth gefn
• Defnyddio'r cyfleusterau (manylion adnabod personol ar gyfer diogelwch adeiladau)

Pwy sy'n derbyn eich gwybodaeth?

Er mwyn gweinyddu eich cyflogaeth gyda Cyfoeth Naturiol Cymru, byddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel ac yn gyfrinachol gyda'r darparwyr gwasanaeth allanol canlynol, sy'n rheoli'r swyddogaethau hyn ar ein rhan:

• Y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd
• Y darparwr iechyd galwedigaethol
• Gweinyddwyr pensiwn
• CThEM

Byddwn yn gofyn am eich caniatâd ysgrifenedig cyn rhoi unrhyw wybodaeth am eich cyflogaeth i drydydd partïon. Mae'r rhain yn cynnwys:

• Geirdaon ar gyfer darpar gyflogwyr
• Geirdaon ariannol a roddir mewn cysylltiad â chais gweithiwr am forgais/eiddo rhent
• Geirdaon a roddir mewn cysylltiad ag achosion cyfreithiol

Beth yw ein sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol?

Byddwn yn dibynnu ar eich caniatâd i brosesu'r wybodaeth sydd â * uchod, sy'n cael ei chasglu ar ddechrau'r broses recriwtio.

Rydym yn prosesu gwybodaeth a dogfennau i sefydlu eich hawl i weithio, oherwydd ei fod yn angenrheidiol er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol.

Caiff gwybodaeth o ran gwiriadau cofnodion troseddol, sy'n berthnasol os ydych yn cael cynnig swydd, ei phrosesu ar y sail fod angen gwneud hyn er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol neu byddwn yn gofyn am ganiatâd, os bydd angen.

O ran gwybodaeth am iechyd, bydd yn cael ei phrosesu yn dibynnu ar yr amgylchiadau ond, fel rheol, ar gyfer un o'r rhesymau canlynol: mae angen gwneud hyn er mwyn diogelu iechyd a diogelwch neu i atal gwahaniaethu ar sail anabledd neu lle cafwyd caniatâd, os oes angen.

Unwaith y byddwn wedi dod o hyd i swydd ar eich cyfer, byddwn yn prosesu eich gwybodaeth bersonol, gan gynnwys gwybodaeth ariannol. Mae prosesu yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni contract a chyflawni eich rôl ac i'n galluogi i’ch talu, yn dibynnu ar y trefniadau a'r amgylchiadau cytundebol penodol.

Unrhyw drosglwyddo i drydydd gwledydd a'r mesurau diogelu sydd ar waith

Ni fydd unrhyw wybodaeth bersonol yn cael ei throsglwyddo y tu allan i'r UE.

Am ba hyd y bydd eich gwybodaeth yn cael ei chadw?

Os na fydd eich cais yn llwyddiannus, bydd eich manylion yn cael eu cadw am uchafswm o 12 mis, a byddant yn cael eu dinistrio mewn modd cyfrinachol ar ôl hyn. Gallwch gael gwared ar eich manylion ar unrhyw adeg.
Os byddwn yn eich cyflogi o ganlyniad i'ch cais, bydd eich gwybodaeth bersonol a gasglwyd gennym yn rhan o'ch ffeil personél. Bydd hon yn cael ei storio a'i defnyddio at ddibenion sy'n gysylltiedig â'ch cyflogaeth neu eich cysylltiad â ni.

Y Fenter Twyll Genedlaethol

Fel corff cyhoeddus, mae gofyn inni ddiogelu arian cyhoeddus ac felly gallem ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol mewn cysylltiad ag atal, canfod ac ymchwilio i dwyll. Gall hyn gynnwys rhannu eich gwybodaeth bersonol gyda chyrff eraill sy'n gyfrifol am archwilio, a/neu weinyddu arian cyhoeddus er mwyn atal a chanfod twyll.

Fel rhan o'n gweithgareddau atal a chanfod twyll, rydym yn cymryd rhan yn y Fenter Twyll Genedlaethol ("NFI") sy'n rhan o waith Swyddfa'r Cabinet i helpu i wrthsefyll twyll ar draws y llywodraeth trwy nodi a lleihau colledion Fel rhan o'r Fenter Twyll Genedlaethol, cynhelir ymarfer paru data bob dwy flynedd gan Archwilydd Cyffredinol Cymru i gyfateb data ar draws sefydliadau a systemau i helpu cyrff cyhoeddus i nodi twyll a gordaliadau. . Ers ei gychwyn ym 1996, mae ymarferion y Fenter Twyll Genedlaethol wedi arwain at ganfod ac atal mwy na £35.4 miliwn o dwyll a gordaliadau yng Nghymru a £1.69 biliwn ledled y DU.

Mae ymarferion paru data yn cynnwys cymharu setiau o ddata, fel cyflogres (gan gynnwys data personol), un corff yn erbyn cofnodion eraill a gedwir gan yr un corff neu gorff arall i weld i ba raddau y maent yn cyfateb. Mae hyn yn caniatáu i hawliadau a thaliadau a allai fod yn dwyllodrus gael eu nodi. Pan ddarganfyddir paru, gall nodi fod anghysondeb y mae angen i'r corff perthnasol sy’n cymryd rhan ymchwilio iddo ymhellach; nid yw o reidrwydd yn dystiolaeth o dwyll. Ni ellir rhagdybio a oes twyll, gwall neu esboniad arall nes bod ymchwiliad yn cael ei gynnal. Pan na ddarganfyddir paru, ni fydd y pwerau paru data yn cael unrhyw effaith sylweddol ar y rhai sy’n rhan o’r broses.

Y data a ddarparwn i Archwilydd Cyffredinol Cymru fydd y lleiafswm sydd ei angen i gynnal yr ymarfer paru, er mwyn galluogi unigolion i gael eu hadnabod yn gywir ac i adrodd ar ganlyniadau o ansawdd digonol. Gellir gweld y data personol y mae Archwilydd Cyffredinol Cymru ei angen ar wefan Archwilio Cymru.

Fel corff sy'n cymryd rhan, mae'n ofynnol i ni ddarparu'r data personol yn unol â darpariaethau deddfwriaeth diogelu data. Y sail gyfreithiol inni rannu eich data personol ag Archwilydd Cyffredinol Cymru yw ei bod hi’n angenrheidiol i wneud hynny er mwyn cyflawni tasg a gyflawnir er budd y cyhoedd. Nid yw'r ddeddfwriaeth diogelu data yn ei gwneud hi’n ofynnol inni gael caniatâd yr unigolion dan sylw.

Ymgymerir â’r ymarferion paru data a'r defnydd o ddata personol gan Archwilydd Cyffredinol Cymru yn unol ag awdurdod statudol o dan Ran 3A o Ddeddf Archwilio Cyhoeddus (Cymru) 2004 ac nid oes angen cydsyniad yr unigolyn dan sylw o dan ddeddfwriaeth diogelu data i brosesu data personol am y rheswm hwn.

Fel corff sy’n cymryd rhan, yn ogystal â chydymffurfio â deddfau diogelu data, mae'n rhaid inni hefyd ystyried Cod Ymarfer Paru Data'r Archwilydd Cyffredinol, sydd ar gael ar wefan Swyddfa Archwilio Cymru.

Mae hyn hefyd yn darparu mwy o wybodaeth am bwerau Archwilydd Cyffredinol Cymru yn ogystal â sut mae data personol yn cael ei ddefnyddio mewn ffordd ddiogel.

Mae Hysbysiad Preifatrwydd Archwilydd Cyffredinol Cymru yn dweud wrthych sut mae eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu mewn cysylltiad ag ymarferion paru data Archwilydd Cyffredinol Cymru. Mae hefyd yn nodi eich hawliau o dan ddeddfwriaeth diogelu data. Mae hwn ar gael ar wefan Swyddfa Archwilio Cymru.

Ni fydd data personol yn cael ei gadw am fwy o amser nag sy'n angenrheidiol a byddwn yn cadw data yn unol â'r amserlen dileu data a gyhoeddir ar wefan Swyddfa'r Cabinet.

Os oes gennych bryder ynghylch y ffordd y mae'r Archwilydd Cyffredinol yn delio â data personol, gallwch ei drafod gyda Swyddog Diogelu Data Swyddfa Archwilio Cymru trwy anfon e-bost at infoofficer@audit.wales neu drwy ysgrifennu at:

Y Rheolwr Cwynion,
Swyddfa Archwilio Cymru,
24 Heol y Gadeirlan,
Caerdydd,
CF11 9LJ

neu drwy ffonio: 029 2032 0500.

Gallwch hefyd godi pryderon o’r fath gyda'r Comisiynydd Gwybodaeth (gweler isod am fanylion pellach).

Beth yw hawliau'r unigolyn?

Mae gennych yr hawl i wneud y canlynol:

• Cael mynediad at eich gwybodaeth bersonol
• Gwrthwynebu i ni brosesu eich gwybodaeth bersonol
• Cywiro, dileu, cyfyngu

Ewch i'r tudalennau diogelu data ar ein gwefan i gael rhagor o wybodaeth mewn perthynas â'ch hawliau. Dylai unrhyw geisiadau gael eu gwneud yn ysgrifenedig i Swyddog Diogelu Data Cyfoeth Naturiol Cymru:

Swyddog Diogelu Data,
Cyfoeth Naturiol Cymru,
Maes y Ffynnon,
Ffordd Penrhos,
Bangor,
Gwynedd,
LL57 2DW

dataprotection@cyfoethnaturiolcymru.gov.uk

Diogelwch eich gwybodaeth

Mae ein systemau adnoddau dynol a recriwtio yn cael eu hamddiffyn i sicrhau nad yw gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu mewn modd anghyfreithlon neu heb awdurdod, na chael ei cholli, ei dinistrio neu'i difrodi yn anfwriadol. Mae hyn yn cael ei wneud yn unol â'r polisi.

Sut i wneud cwyn

Os nad ydych yn fodlon ar y ffordd y mae eich data personol wedi cael ei brosesu, gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data Cyfoeth Naturiol Cymru yn gyntaf gan ddefnyddio'r manylion cyswllt uchod.

Os ydych chi'n parhau i fod yn anfodlon, mae gennych yr hawl i wneud cais uniongyrchol i'r Comisiynydd Gwybodaeth am benderfyniad.

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth,
Wycliffe House,
Water Lane,
Wilmslow,
Cheshire,
SK9 5AF

www.ico.org.uk